Valor Histórico dos Editais de Licitação

Instituto Central de Ciências da UnB (década de 1960) - A história dessa grande e  importante obra pública passa também  pelo Edital de sua Licitação.

O Edital de Licitação já é criado possuindo uma função que vai além do seu contexto administrativo, que é a publicidade do procedimento e transparência pública dos atos e execuções orçamentárias da Administração Pública. Uma Fundação Pública como a FUB, por exemplo, realiza suas obras de engenharia com recursos públicos federais, em sua maioria, impostos. Sendo assim, contribuintes e cidadãos têm direito de saber se o dinheiro arrecadado pelo Governo está sendo aplicado de forma correta e fundamentada no atendimento da necessidade pública.

O Edital como norma da licitação que descreve o objeto do contrato, possuindo cláusulas que determinam os critérios de participação e as fases do procedimento, é um documento que contém o testemunho histórico das normas internas da entidade do que diz respeito ao processo de contratação de empresas particulares para execução de serviços, obras, fornecimentos ou alienações bens. Esse importante documento faz parte da história dos objetos dos Contratos Administrativos (principalmente em se tratando de grandes obras públicas), tal como da própria Administração Pública e da satisfação dos interesses da população brasileira. Não há que se falar em licitação sem o Edital de Licitação, que é o documento mais importante para o atendimento do princípio da igualdade entre as empresas que pretendem realizar contratações com o Poder público, do princípio da concorrência, e do princípio da publicidade. Sendo assim, os Editais de Licitações cujos objetos sejam obras de grandes vultos, tais como todos os das modalidades de concorrência, tomada de preços e concursos, devem ser considerados documentos de valor permanente.

Contexto Administrativo do Edital de Licitação na Instituição

O Edital de Licitação é o documento com a regulamentação e as descrições dos critérios para participação e validade do procedimento. A elaboração do edital se dá na fase interna da licitação, pela Comissão de Licitação da entidade e com base nos estudos prévios que comprovam a necessidade e a viabilidade da obra. A regulamentação do procedimento descrito no Edital se baseia na legislação geral que está na lei federal 8.666 de 1993. Nela são descritas as fases da licitação, determinando primeiramente que o Edital deve ser amplamente divulgado para garantir o princípio da transparência pública e da concorrência entre os interessados (todos devem ter conhecimento da possibilidade de participar do processo). Após ler o edital, o interessado deverá apresentar a documentação que comprove a habilitação técnica, jurídica e financeira da empresa, realizar o pagamento prévio da garantia se essa for exigida no documento e apresentar sua proposta no prazo determinado antes da fase de julgamento das propostas.

O Edital de Licitação é norma administrativa interna subordinada a lei e de observância obrigatória em todas as fases do processo licitatório, até mesmo em caso de licitação deserta, em que a Administração Pública pode discricionariamente dispensar a licitação, o edital anterior ainda continua valendo e deve ser respeitado, sob pena de nulidade do processo.

Sigilo dos dados e informações de documentos de Estado

Documentos oficiais podem, no âmbito da Administração Pública Federal, ter seu acesso restrito a certas pessoas, em razão de seus caracteres internos, (ou seja, segundo Duranti, no que diz respeito ao conteúdo intelectual do documento). Por isso, não apenas o acesso aos documentos fica restrito, mas também o acesso aos dados e informações neles contidos, que podem ser reproduzidos fora do documento.

O DECRETO Nº4.553, DE 27 DE DEZEMBRO DE 2002, ato normativo do Poder Executivo, é que regulamenta o grau de sigilo desses documentos, classificando-os em ultra-secretos, secretos, confidenciais e reservados, em razão do seu teor ou dos seus elementos intrínsecos.

Ultra-secretos: É atribuído a dados ou informações que sejam, dentre outros, referentes à soberania e à integridade territorial nacionais, a planos e operações militares, às relações internacionais do País, a projetos de pesquisa e desenvolvimento científico e tecnológico de interesse da defesa nacional e a programas econômicos, cujo conhecimento não-autorizado possa acarretar dano excepcionalmente grave à segurança da sociedade e do Estado. São documentos que dizem respeito a intervenções militares, planos de guerra, grave ameaça à integridade nacional, à programas de desenvolvimento tecnológicos que o governo tenha interesse em defender a exclusividade de produção e comercialização, e claro sobre informações que se vazadas, podem comprometer a segurança coletiva.

A classificação no grau ultra-secreto é de competência do Presidente da República, do Vice-Presidente da República, dos Ministros de Estado e autoridades equiparadas à estes, de Comandantes do Exército, Marinha e Aeronáutica, Diplomatas e Consulares permanentes em missões no exterior e em caráter excepcional (como na hipótese de guerra, por exemplo), à outros agentes públicos em missão no exterior. Documentos de interesse públicos podem permanecer como ultra-secretos por até no máximo de trinta anos, desde a dada de sua produção.

Secretos: Atribuído, dentre outros, a dados ou informações referentes a sistemas, instalações, programas, projetos, planos ou operações de interesse da defesa nacional, a assuntos diplomáticos e de inteligência e a planos ou detalhes, programas ou instalações estratégicos, cujo conhecimento não-autorizado possa acarretar dano grave à segurança da sociedade e do Estado. São assuntos parecidos com os que são classificados como ultra-secretos, porém que não taram de assuntos tão importantes quanto estes.

Podem classificar documentos, dados e informações como secretos as autoridades que exerçam funções de direção, comando, chefia ou assessoramento, de acordo com regulamentação específica de cada órgão ou entidade da Administração Pública Federal. Ou seja, apenas os agentes de cúpula, do mais alto escalão dentro da estrutura hierárquica do órgão ou entidade administrativa, possuem essa competência. Documentos de interesse públicos podem permanecer como ultra-secretos por até no máximo de vinte anos, desde a dada de sua produção.

Confidenciais e Reservados: Classificação atribuída a dados ou informações que, no interesse do Poder Executivo e das partes, devam ser de conhecimento restrito e cuja revelação não-autorizada possa frustrar seus objetivos ou acarretar dano à segurança da sociedade e do Estado. Ou seja, são dados de documentos de caráter administrativo cujo vazamento das informações prejudicariam as atividades e/ou a imagem da Administração Pública (dano de difícil reparação). Além disso, diz respeito à informações que necessitam certo grau de sigilo provisório para que a Administração Pública possa exercer certas atividades até o alcance de seus objetivos e cuja revelação não-autorizada possa comprometer planos, operações ou objetivos revistos nesses documentos.

Cada órgão e entidade possui autonomia para que, em suas normas internas e específicas, escolham quais servidores, civis ou militares, dos seus quadros funcionais, possuem competência para classificar documentos como confidenciais ou reservados, e quais pessoas poderão ter acesso a eles. Documentos de interesse públicos podem permanecer como confidenciais por até no máximo dez anos, e os reservados, por no máximo cinco anos, ambos desde a dada de sua produção.

Como podemos observar no decreto, não existe o “sigilo eterno” para documentos de interesse público da Administração Federal, (pelo menos não no âmbito do Poder Executivo), uma vez que tal decreto determina prazos de vigência, que após seus términos, permitem o acesso de qualquer cidadão interessado.

Por fim, é importante observarmos que o acesso aos documentos classificados com grau de sigilo é admitido nos órgãos e entidades públicas; ao agente público, no exercício de cargo, função, emprego ou atividade pública, que tenham necessidade de conhecê-los, e; ao cidadão, naquilo que diga respeito à sua pessoa, ao seu interesse particular ou do interesse coletivo ou geral, mediante requerimento ao órgão ou entidade competente.

Legislação aplicada à CONCORRÊNCIA Nº. 217/2011 – CEPLAN / FUB

A licitação na modalidade de concorrência número 217/2011, do Centro de Planejamento Oscar Niemayer - CEPLAN, processo do qual faz parte o documento analisado nesse trabalho, deve obediência às leis e normas relacionadas no capítulo 3 – DA SUBORDINAÇÃO do edital. São elas

Lei no 8.666/93 e suas alterações posteriores: institui normas para o processo de licitação e contratos administrativos e dá outras providências. É a principal fonte normativa do processo, sendo que estabelecer as normas próprias do Direito Público próprias da licitação e desse tipo de contratação, em que o contratante que é a Administração Pública, possui prerrogativas em relação ao contratado, estabelecendo uma relação de verticalidade em que no caso, a Fundação Universidade de Brasília se encontra em posição superior em relação aos licitantes e contratados, podendo por exemplo, fiscalizar, aplicar penalidades e fazer alterações posteriores no contrato desde que essa possibilidade esteja previstas na lei e no instrumento convocatório, salvo cláusulas financeiras e algumas de serviço.

A legislação proveniente do Direito Civil se aplica subsidiariamente ao processo licitatório do qual faz parte o documento. Elas estabelecem normas referentes a relações de consumo, responsabilidade civil pelos produtos ou serviços prestados ao consumidor ou postos em circulação no mercado, registro das empresas para aquisição de personalidade jurídica e capacitação técnica para atuar em determinadas áreas e características e requisitos necessários para .

Lei nº 8.078/90:  Código de defesa do Consumidor

Lei nº 10.406/2002 (Código Civil) no que for pertinente e à Lei Complementar nº 123/2006 (Estatuto Nacional de Microempresas e Empresas de Pequeno Porte).

Decreto 6204/2007: Regulamenta o tratamento favorecido, diferenciado e simplificado para empresas de pequeno porte nas contratações com a Administração Pública, de acordo com a Lei Complementar nº 123/2006.

Resolução 307 do Conselho Nacional do Meio-Ambiente - CONAMA, de 05/07/2002:  Estabelece diretrizes e procedimentos para gestão de resíduos provenientes da construção civil.

Instrução Normativa nº 01/2010 do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão: Dispõe sobre os critérios de sustentabilidade ambiental na aquisição de bens, contratação de serviços ou obras pela Administração Pública Federal direta, autárquica e fundacional e dá outras providências.

Disposições do Edital de Licitação: O instrumento convocatório deve observas todas as Leis e atos normativos descritos acima, sendo ele a norma mais específica a ser observada no processo.

Coleção x arquivo pessoal

A organicidade, ou relação orgânica dos documentos, é a principal diferença entre o arquivo pessoal e a coleção. Enquanto que na coleção, os documentos são provenientes de fontes diversas, sem relação com atividades de quem os arquivam e mantém sob sua custódia, o arquivo é um conjunto de documentos organizados e armazenados que têm relação com alguma função exercida por quem os guarda.

Nos arquivos pessoais normalmente são encontrados fotos de famílias, documentos relacionados a viagens, cerimônia e eventos no qual a pessoa que mantém aqueles documentos participou. Os arquivos pessoais também podem possuir documentos de função administrativa, financeira, fiscal, jurídica, para a pessoa que arquiva. Por exemplo, uma cópia de um processo em que a pessoa seja parte, ou comprovantes de pagamentos de contas, ou convites para participar de eventos que estão para acontecer.

A tipologia documental nos arquivos pessoais está relacionado a função do documento para a pessoa que o mantém sob sua guarda, tal como seu trâmite, da origem até a destinação final.

Por fim, é importante ressaltar que uma instituição pública que recebe documentos que não estão relacionados a aquela instituição, não constituindo documentos de fundo desta, mas de outra pessoa, devem ser mantidos separados dos demais documentos, seguindo o princípio do respeito aos fundos nos arranjos documentais.

Autenticidade diplomática, histórica e legal dos documentos públicos

Ainda de acordo com a autora Luciana Duranti (DIPLOMÁTICA – USOS NUEVOS PARA UMA ANTIGUA CIENCIA - Cap. 1), os documentos diplomaticamente autênticos são aqueles que foram escritos de acordo com o tempo e lugar indicados no texto e assinados pelas pessoas juridicamente competentes para a sua criação. Sendo o documento proveniente da formalização de um ato jurídico/administrativo, a competência legal do agente produtor é elemento indispensável para a validade do ato e também para a validade do documento, que uma vez constatado que ele não possui tal elemento, não adquire autenticidade, e perde também a sua eficácia legal. O conceito de autenticidade legal vai um pouco mais além, sendo essa a característica dos documentos legais de suportarem sobre si mesmos, as provas legais dos atos que os geraram, e dos fundamentos de uma autoridade pública competente que lhe garanta a genuidade arquivística (autenticidade + veracidade). Documentos historicamente autênticos, segunda a autora, são aqueles que foram recepcionados pela história como provas de fatos realizados em determinado tempo. É importante observar que um documento pode não ser diplomática e legalmente autentico (por falta de algum elemento formal), mas possuir autenticidade histórica, pois esse é um conceito que a autora atribui mais a prova do fato histórica e não aos elementos estruturais do documento.

Um documento jurídico/administrativo, uma vez constatado a falta de sua autenticidade legal, pode vir a adquirir autenticidade depois, uma vez sanada a falta dos elementos legais exigidos para o ato que gerou o documento, mais isso só pode acontecer em dois casos, sendo que ambos levam em consideração que o ato já foi ou está sendo praticado de forma que sua anulação ou interrupção viriam a comprometer o órgão público ou terceiros de boa-fé: 1) ter sido assinado por outro agente público do órgão sem competência legal para fazer-lo, salvo em caso de atos administrativos de competência exclusiva definidos em lei; 2) no caso de documentos que não observaram uma forma diplomática pré-estabelecida em norma, salvo quando essa norma for uma lei.

Por fim, partindo da presunção de legitimidade e de veracidade dos atos administrativos praticados pelos órgãos públicos, um agente público ou mesmo um cidadão não pode negar a fé pública do documento público, sob pena de sofrer sanções civis e/ou administrativas. Uma empresa particular concessionária de serviços públicos contratada pelo Poder Público não pode, por exemplo, deixar de pagar uma multa por descumprimento de cláusula contratual ou infração durante a execução do contrato de concessão, alegando que o documento de ato de infração com a cobrança, emitida pelo órgão fiscalizador, é falso ou está em desconformidade com a lei, ou mesmo por alegar que não houve a infração indicada no documento. O que se pode fazer é contestar a autenticidade legal e veracidade das informações do documento, judicial ou administrativamente (o que pode suspender temporariamente a cobrança da multa contratual).

Diplomática Especial: uma análise documental mais ampla

Luciana Duranti escreveu em seu livro, DIPLOMÁTICA – USOS NUEVOS PARA UMA ANTIGUA CIENCIA (Cap. 1), sobre a necessidade de se realizar uma análise documental que vai além das características formais dos documentos individuais, sendo preciso fazer uma análise que possa ser aplicada todos os documentos de mesma natureza.  A autora usa a expressão Diplomática Especial, o que para nós tem o nome de tipologia documental, que de acordo com ela é “um  ramo da diplomática em que os princípios teóricos formulados e analisados pela diplomática se individualizam para serem aplicados à documentos singulares, concretos, reais e facilmente exemplificáveis...”. Importante também é observar que a administração de documentos deve sempre levar em conta a diplomática especial, pois essa irá padronizar a forma de selecionar, descrever e ordenar as séries. Esse estudo irá ter como uma das suas fontes as leis que regulamentam as atividades que geram os documentos, tal como a história jurídica e administrativa das instituições. O objetivo da diplomática especial é compreender diplomaticamente os documentos não apenas em seu contexto individual, mas em um contexto mais amplo dentro da doutrina legal e da sociedade que vive em função das atividades que geram esses documentos.

No contexto das licitações e contratos administrativos a diplomática especial se aplica de forma a analisar a natureza legal dos documentos de mesmo tipo (espécie e função) , produzidos de acordo com o mesmo regulamento, que estabelece seus  processos de criação, estrutura diplomática, prazo de validade dentro do processo administrativo e concebidos para o mesmo tipo de objetivo jurídico. No caso dos contratos administrativos, essas são espécies documentais criadas para o mesmo tipo de objeto jurídico estabelecido na lei de licitações (realização de obra, concessão, alienação, compra de bens, prestação de serviços de interesse público por particular). Os contratos por sua vezes terão uma estruturas formais similares entre si, definidas em leis e normas administrativas, de forma a garantir sua autenticidade jurídica.

O arquivo é um todo constituído de partes inter-relacionadas.  Além disso, existem muitas multiplicidades e variedade de informações nos documentos que provem de outras fontes.  Para entender um documento, é necessário obter informações de várias fontes diferentes que foram produzidas no mesmo contexto desse documento. Sendo assim, é importante ter conhecimento da estrutura burocrática administrativa e das normas jurídicas que determinam os processos documentais, os valores dos documentos e suas vigências, para que se possa fazer a relação entre as séries, e quem sabe, até mesmo trabalhar na simplificação das relações burocráticas relacionadas á documentação.

Regimes de execução dos Contratos Administrativos

A Lei de Licitações define no artigo abaixo transcrito, os regimes de execução dos contratos administrativos:

Lei n° 8.666, de 21 de junho de 1993 

“Art. 6º

VIII - execução indireta - a que o órgão ou entidade contrata com terceiros sob  qualquer dos seguintes regimes:

a) empreitada por preço global - quando se contrata a execução da obra ou do serviço por preço certo e total;

b) empreitada por preço unitário - quando se contrata a execução da obra ou do serviço por preço certo de unidades determinadas;

c) (Vetado)

d)  tarefa  -  quando  se  ajusta mão-de-obra  para  pequenos  trabalhos  por  preço certo, com ou sem fornecimento de materiais;

e)  empreitada  integral  -  quando  se  contrata  um  empreendimento  em  sua integralidade, compreendendo todas as etapas das obras, serviços e instalações necessárias,  sob  inteira  responsabilidade  da  contratada  até  a  sua  entrega  ao contratante  em  condições  de  entrada  em  operação,  atendidos  os  requisitos técnicos  e  legais  para  sua  utilização  em  condições  de  segurança  estrutural  e operacional  e  com  as  características  adequadas  às  finalidades  para  que  foi contratada;”

Entende-se  como  empreitada,  quando  o  contratado  executará  a  prestação  da obra  ou  serviço  de  engenharia,  compreendendo  o  fornecimento  do  material  e  as despesas  necessárias  ao  cumprimento  da  prestação,  cabendo  ao  contratante  a remuneração das despesas decorrentes e o lucro auferido pelo contratado.  

O  regime  de  execução disciplina a forma de apuração do valor a ser pago à empresa contratada pela prestação do serviço, gerando modalidades de empreitada, diretamente influenciadas pelo critério para apuração do valor da remuneração devida da contratante à contratada. Quando na modalidade de empreitada por preço global, o contrato definirá o valor devido ao particular tendo em vista a prestação de todo o serviço e quando na modalidade  de  empreitada  por  preço  unitário  o  valor  será  fixado  pelas  unidades executadas.

Na  categoria de contrato de obras e serviços, a Lei de Licitações admite a empreitada  por  preço  global, a  empreitada por preço unitário, a tarefa e a empreitada integral, conforme determina o artigo abaixo transcrito:

“Art. 10 - As obras e serviços poderão ser executadas nas seguintes formas:

I - execução direta;

II - execução indireta, nos seguintes regimes:

a) empreitada por preço global;

b) empreitada por preço unitário;

c) (Vetado)

d) tarefa;

e) empreitada integral.”

Empreitada por preço global é aquela em que se ajusta a execução da obra ou serviço por preço certo e total. Ou seja a empresa contratada receberá o valor certo e total para execução de toda a obra. Será responsável pelos quantitativos e o valor total só será alterado se houver modificações de projetos ou das condições pré-estabelecidas para execução da obra,bsendo as medições feitas por etapas dos serviços concluídos. O pagamento, no entanto,

poderá ser efetuado parceladamente, nas datas prefixadas, na conclusão da obra ou de

cada etapa, conforme ajustado entre as partes. É comum nos contratos de empreitada

por preço global a exigência da especificação de preços unitários, tendo em vista a

obrigação da empresa contratada de aceitar acréscimos ou supressões nos quantitativos

dentro dos limites legais (1°, Art. 65).

Lei n° 8.666, de 21 de junho de 1993 

“Art. 65 -

§ 1° - O contratado fica obrigado a aceitar, nas mesmas condições contratuais, os acréscimos ou supressões que se fizerem nas obras, serviços ou compras, até 25% (vinte e cinco por cento) do valor inicial atualizado do contrato, e, no caso particular de reforma de edifício ou de equipamento, até o limite de 50% (cinqüenta por cento) para os seus acréscimos.”

Empreitada por preço unitário é aquela em que se contrata a execução por preço certo de unidades determinadas. Ou seja, o preço global é utilizado somente para avaliar o valor total da obra, para quantidades pré-determinadas pelo Edital para cada serviço, que não poderão ser alteradas para essa avaliação, servindo para determinar o vencedor do certame com o menor preço. As quantidades medidas serão as efetivamente executadas e o valor total da obra não é certo. Nesta modalidade o preço é ajustado por unidades, que tanto podem ser metros quadrados de muro levantado, como metros cúbicos de concreto fundido. O pagamento  é  devido  após  cada  medição.  A  empreitada  por  preço  unitário  é  muito utilizada  em  reformas, quando não  se  pode  prever  as quantidades  certas  e  exatas  que serão objeto do contrato.

Tarefa é o regime de execução próprio para pequenas obras ou para partes de uma obra maior. Refere-se,  predominantemente,  à mão-de-obra. A  tarefa  pode  ser  ajustada  por preço  certo,  global  ou  unitário,  com  pagamento  efetuado  periodicamente,  após  a verificação  ou  a  medição  pelo  fiscal  do  órgão  contratante.  Em  geral,  o  tarefeiro  só concorre  com  a  mão-de-obra  e  os  instrumentos  de  trabalho,  mas  nada  impede  que forneça também pequenos materiais.

Empreitada integral é a contratação da integralidade de um empreendimento, compreendendo todas as etapas das obras, serviços e instalações necessárias, inclusive projeto executivo, sobinteira responsabilidade da contratada até a sua entrega ao contratante em condições deocupação.  É  uma  novidade  da  atual  legislação  e  está  sendo  bastante  usada  para  acontratação  de  redes  de  microcomputadores,  onde  o  projeto  da  rede,  softwares,equipamentos,  instalação  elétrica  e  até  treinamento  são  contratados  com  um  únicofornecedor.  A  grande  vantagem  desta  situação  é  que  somente  uma  organização  se responsabiliza por toda a rede. A desvantagem é que pode ser mais cara, em virtude da subcontratação de alguns elementos da rede, como por exemplo, a instalação elétrica.

Fonte: http://www.ibraop.org.br (com adaptações)

Expedientes e registros na Administração Pública

Ruipérez destaca que a maior parte das séries produzidas no contexto das atividades da administração pública atual é formada por documentos compostos, e isso se justifica pelo fato de que a maioria dos atos administrativos ou são compostos (procedimentos administrativos) ou são atos simples que formalizam mais de um documento.

As principais manifestações de documentos compostos são:

               Expedientes – Para A. Heredia , são conjuntos de documentos ordenados que respondem ao testemunho de um procedimento administrativo e que servem de antecedentes à um resolução administrativa.  Para Heloisa Belloto, são conjuntos de documentos de tipologias diferentes seqüencialmente produzidos cuja reunião é obrigatória para que haja a consecução de um ato administrativo. O jurista O. Gallego define algumas classificações para os expedientes: a) de conhecimento, são aqueles com fins estatísticos, como investigações e pareceres de estudos; b) de informação ou consultivos, aqueles emitidos por um órgão de oficio, a fim de solicitar estudos e propostas referentes a uma matéria;  c) de resolução, são aqueles que por disposições legalmente estabelecidas, são obrigatoriamente exigidos a fim de que se possa efetivar um ato jurídico/administrativo.
 

               Registros – documentos com o fim de informar acerca de atos praticados pela administração, ou acerca de outros documentos outorgados, transferido ou recebidos por uma pessoa ou entidade com fins jurídicos, administrativos ou fiscais. Sendo assim cada registro corresponde a um ato jurídico/administrativo, ou a um mero ato de expediente que por força de regulamento interno ou mesmo de lei, deve ser registrado para fins de prova e/ou para prestação de contas. Os registros são documentos de controle amplamente utilizados na administração pública atual, que tem passado a usar cada vez mais registros digitalizados principalmente em bancos de dados gerenciais como por exemplo o SIAF (Sistema Integrado de Administração Financeira) e o SICONV (Sistema de Gestão de Convênios):

Com o SIAFI - Sistema Integrado de Administração Financeira, o Governo Federal tem uma Conta Única para gerir, de onde todas as saídas de dinheiro ocorrem com o registro de sua aplicação e do servidor público que a efetuou. Trata-se de uma ferramenta poderosa para executar, acompanhar e controlar com eficiência e eficácia a correta utilização dos recursos da União. Link: http://www.tesouro.fazenda.gov.br/siafi/index.asp

Já o SICONV é o sistema de registro de convênios, que são acordos, ajustes ou qualquer outro instrumento que discipline a transferência de recursos financeiros de dotações consignadas nos Orçamentos Fiscal e da Seguridade Social da União e tenha como participe, de um lado, órgão ou entidade da administração pública federal, direta ou indireta , ou ainda, entidades privadas sem fins lucrativos, visando a execução de programa de governo, envolvendo a realização de projeto, atividade, serviço, aquisição de bens ou evento de interesse recíproco, em regime de mútua cooperação. Link: https://www.convenios.gov.br

Identificação das séries documentais em arquivos públicos

De acordo com Mariano G. Ruipérez, a base de qualquer estudo de séries documentais se encontra nas investigações sobre as características das estruturas dos órgãos e nas funções das instituições produtoras. Quando o produtor é uma entidade de direito público ou de direito privado ligada ás atividades de caráter público (exatamente as entidades que a Lei 8.666 de 1993 aponta como sendo as obrigadas ,em regra, a licitar para contratar com particulares), é preciso recorrer às fontes normativas que regulam a produção e as características diplomáticas dos documentos.

As normas específicas são a base para o conhecimento das séries documentais, desde que os documentos que as formam sigam o trâmite estabelecido na lei (como o que a lei de licitações estabeleceu para as fases do processo, já mencionadas em posts anteriores). Porém, práticas administrativas, inclusive dentro dos processos licitatórios e de contratação com o poder público, não tomam os caminhos previstos em normas. E ainda, com o crescimento exponencial da quantidade de atividades da Administração Pública, muitas funções novas que ainda não foram regulamentadas, e por conseqüência, o grande aumento na quantidade de documentos naturalmente produzidos em razão de tais atividades, é cada vez mais necessário a criação de grupos de trabalho encarregados pela identificação e avaliação das possíveis séries documentais que vão surgindo. Mesmo assim ainda existem muitas séries que ainda não foram objetos de estudos tipológicos, não se determinando sua relação orgânica com outros documentos e com as funções das instituições, e sendo assim não se encaixando nos quadros de classificação existentes, que ficam cada vez mais ultrapassados.

Somente tomando como base a estrutura orgânica e as funções da entidade administrativa, pode-se avançar para normatização e denominação das novas séries documentais. Ramos Jiménez estabeleceu um método de identificação das séries documentais administrativas que consiste em analisar a entidade e os órgãos  que as compõe, e as atividades que esses desempenham e que geram os documentos e identificar as séries documentais que surgem dentro do contexto das funções de cada órgão partindo do estudo da legislação geral, das normas internas e da história da instituição, e das funções desempenhadas a fim de se elaborar o novo quadro de classificação.

Documentos simples e compostos na Administração Pública

O texto de Mariano G. Ruipérez (DOCUMENTOS SIMPLES Y COMPUESTOS. EXPEDIENTES Y REGISTROS),  mostra a distinção entre documentos simples e compostos. Os documentos simples são aqueles originados de uma única ação, localizada no espaço e no tempo, que por si só produz seus efeitos administrativos por meio de um ato, sem depender de outros. Os documentos compostos por sua vez são aqueles que surgem de um processo, ou seja, de uma sucessão de atos distintos e produzidos em uma seqüência cronológica para produzirem um ato final. Há autores que definem que documentos compostos são formados por vários documentos simples. Um bom exemplo de processo administrativo é a licitação pública, que é uma sucessão de atos (publicação do edital, habilitação, julgamento, adjudicação, homologação, etc) que tem por fim resultar no ato de contratação por meio de um contrato administrativo firmado entre um particular e o poder público, que por sua vez também irá desencadear uma série de outros atos (fiscalização da obra ou do serviço prestado, prestação de contas, etc) que produzirão documentos, como relatórios, por exemplo.

No Direito Administrativo brasileiro, a doutrina também classifica os atos administrativos quanto sua forma, em simples e compostos. Nem todos os atos administrativos simples produzem documentos simples, uma vez que podem haver necessidade de que um único ato seja formalizado em dois ou mais documentos. Porém, todo ato administrativo composto irá formar documentos compostos.

Princípios de arranjo documental em arquivos públicos

Uma vez que esse blog se dedica a tratar sobre licitações e contratos administrativos, procedimentos administrativos que produzem documentação pública, é imporntante tratar aqui também de um tema muito imporntante para a arquvística nos acervos públicos: a implantação e a evolução dos princípios de arranjos em arquivos públicos na Europa e nos Estados Unidos. Escrevi resumidamente as principais informações contidadas no capítulo 14 do livro de SCHELLENBERG, T. R. Arquivos modernos: princípios e técnicas.

Na Europa até o final do século XIII os documentos públicos eram recebidos e incorporados à coleção sem levar em consideração sua organicidade e relação aos demais documentos.

Na França, em 1794, isso passa a mudar com o surgimento a administração nacional de arquivos públicos, que trouxe uma forma de arranjo esquematizado. Os arquivos públicos foram divididos em seções de acordo com o assunto que o documento tratava: Administrativo, Histórico, Jurídico, Topográfico, de Propriedade, além de uma distribuição racional dos subgrupos (sous-séries) dentro de cada um desses grupos. Com o aumento gradativo do número de documentos em cada grupo, novas seções foram criadas em meados do século XIX. O arquivo nacional da França estabeleceu em regulamentos, alguns princípios gerais para execução de novos esquemas de arquivamento. Por fim os documentos oficiais passaram a ser agrupados de acordo com a natureza das instituições públicas que os acumulam. A França implantou por meio da circular de 24 de abril de 1841, os primeiros princípios arquivísticos: o respeito aos fundos (respect des fonds, em que os documentos são arquivados primeiramente de acordo com a instituição que os produziu), do agrupamento por assunto e dos métodos de ordenamento de acordo com as circunstâncias (por ordem cronológica, alfabética ou geográfica).

Na Prússia da segunda metade do século XIX, por força de regulamento do Arquivo do Estado, os documentos oficiais passaram a ser agrupados de acordo com as unidades administrativas que os produziam, ou seja, de acordo com a proveniência das partes que constituem o ente administrativo. Os arquivos deveriam ser ordenados de acordo com o registro de serviço do órgão, em razão dos documentos terem sido devidamente arranjados nos serviços de registro dos órgãos que os criaram. Os manuais prussianos estabeleceram manutenções de registro segundo as funções administrativas.

Nos Países Baixos foi adotado a partir do início do século XX, o princípio da proveniência estabelecido pelos prussianos, se preocupando em manter a ordem dos arranjos de acordo com a ordem em que os documentos foram criados, para refletir a organização do corpo administrativo de os produziu (princípio da “ordem original”)., Para os holandeses, pelo princípio da “ordem original”, os documentos públicos deveriam ser agrupados em séries principais que formem um esqueleto da organização, e as peças soltas passam a ser subsidiárias.

A Inglaterra possuía um grande problema com o acumulo de documentos públicos que precisavam de que fosse estabelecida a organicidade. Foi então adotado o modelo de arranjo prussiano e holandês, segunda a proveniência e mantendo a ordem original do órgão produtor, a fim de facilitar a organização do grande acumulo de documentos produzidos, com o auxilio de um cabeçalho baseado nas funções de cada entidade administrativa, nos quais seriam organizadas as classes de documentos.

  

Nos Estados Unidos, o ideal seria a implantação de um guia dos órgãos oficiais que mostrasse a relação entre suas histórias e as funções que eles adotam, indicando as transferências de funções entre órgãos e as oriundas de novas legislações, ou modificadas por supressão de órgãos. Cada órgão oficial é uma unidade administrativa e seus documentos foram um grupo homogêneo. Houve uma preocupação em determinar as unidades produtoras para que se pudesse implantar o princípio da proveniência, uma vez que um grande volume dos documentos públicos americanos estava sob custódia do National Archives (Arquivo Nacional Americano), arquivados sem relação com sua organicidade. Foi criado então as record groups, que seriam as unidades administrativas que funcionaram como os fundos arquivísticos. nas conferências anuais de arquivistas da American Historical ocorridas entre 1909 e 1917, com a exposição dos princípios arquivísticos europeus feita pelo Dr. Waldo G. Leland, foi estabelecido que o melhor ponto de partida para a classificação documental seria a entidade administrativa, seguindo o princípio a proveniência, e que o responsável por estabelecer o método de classificação deveria ter um profundo conhecimento acerca da história e das funções administrativas dos órgãos nos quais os documentos são produzidos. Porém havia um problema em definir quais seriam as unidades arquivísticas, diante do grande acúmulo de documentos sob a custódia do National Archives em meados da década de 1910. Então foi criado a expressão record groups para definir essas unidades, que eram grandes centros administrativos dos quais os documentos públicos emanavam. O problema em relação a como distribuir os documentos setoriais dentro das record groups foi solucionado com a adoção do princípio de distribuir a documentação escrita por unidade seguindo as relações dessas com um certo número de grandes campos de assuntos. Quanto ao arranjo dos grupos, foi estabelecida organização tanto de acordo com a função quanto de acordo com as funções entre si, mantendo os grupos como unidades integrais. Foi estabelecido que as sub-séries fossem arranjadas em um esquema lógico que refletisse a inter relação das séries para com a organização, funções, períodos e assuntos.

Referência bibliográfica: SCHELLENBERG, T. R. Arquivos modernos: princípios e técnicas. Ed. Fundação Getúlio Vargas. Cap. 14.

Comentários: Segundo os modelos de arranjos adotados foi estabelecido que os documentos devam ser guardados em unidades arquivísticas distintas de acordo com sua origem, segundo o princípio da proveniência. Isso faz com que os arranjos reflitam a organicidade em relação as suas unidades produtoras, no contexto da criação dos documentos de da relação desses com os demais documentos da organização. Os arranjos que partem da proveniência documental também facilitam o acesso à documentação, dada a grande complexidade dos assuntos dos quais os documentos tratam. Os acervos devem ser divididos primeiramente por fundos, e subdivididos de acordo com as funções arquivísticas ou estrutura orgânica. A ordem dos documentos (inclusive os na guarda permanente) deve ser mantida de acordo com a que foram produzidas, a fim de refletir a estrutura funcional do órgão que as originou, ou seja, refletir o uso dos documentos quando estavam na fase corrente/intermediário. Os documentos modernos, que são acumulados levando mais em conta o seu valor informativo e de prova administrativa (valor primário) do que como testemunho das funções administrativas para história e pesquisas futuras (valor secundário) deve ser mantidos na ordem que melhor sirva às necessidades dos pesquisadores, a fim de manter o reflexo da organicidade original dos acervos, esses devem manter suas ordens originais.

Trâmite e análise documental das licitações de imóveis da Terracap

Qualquer pessoa, física ou jurídica, individual ou em grupo, pode participar das licitações da Terracap - Agência de Desenvolvimento do DF, para aquisição dos lotes vendidos pelo Governo do Distrito Federal. O edital é amplamente divulgado, além de ser distribuído gratuitamente em órgãos públicos do DF e nas agências do BRB Banco de Brasília. Isso acontece com o objetivo da administração pública atrair o maior número de licitantes para que haja maior possibilidade de que lances mais altos sejam apresentados nas propostas.

O Edital é o documento com a regulamentação e as descrições de todos os terrenos que estão à venda no procedimento, que em se tratando de terrenos pertencentes ao governo não provenientes de aquisição em processos judiciais ou de dação para pagamento de dívidas com a Fazenda Pública, eles serão alienados sob a modalidade de licitação concorrência, e não leilão! A regulamentação do procedimento descrito no Edital se baseia na legislação geral que está na lei federal 8.666 de 1993, enquanto que as descrições das restrições à destinação do uso dos lotes (se podem ser destinados ao comércio, residências e/ou indústrias) se baseiam na legislação distrital estabelecida para cada administração regional onde se encontra o terreno, no Plano Diretor Local - PDL.
Após ler o edital, e de preferência visitar o terreno, o licitante deverá preencher um documento chamado Proposta de Compra, cujo modelo se encontra em anexo no edital de licitação com as instruções para o seu preenchimento. O interessado deverá também depositar um valor de caução, que é uma garantia, que deverá ser pago por meio de transferência eletrônica nas agências do BRB.
Após o encerramento do prazo de entrega das propostas, acontece à cerimônia de abertura, onde o Presidente da Comissão de Licitação irá fazer a leitura das propostas e o licitante vencedor será aquele que tiver dado o maior lance, se claro, tiver também atendido a todas as exigências do edital.
Todo esse trâmite dá a noção a interdependência entre várias séries documentais da licitação para alienação de lotes públicos pertencentes ao GDF, ou seja, a relação orgânica entre os documentos produzidos, uma vez que a licitação é um processo administrativo, ou seja, uma sucessão de vários atos relacionados entre si que tem como objetivo a concretização de um ato final. No caso, o ato final seria a venda dos terrenos aos licitantes vencedores, observando as normas estabelecidas e a destinação dos respectivos lotes.

Por fim, vamos fazer uma análise diplomática do edital de licitação de imóveis (uma análise que vale para qualquer documento de mesma natureza da Terracap):

ANÁLISE DIPLOMÁTICA:

Denominação do documento: Edital de licitação

Denominação da Espécie: Edital

Signos Especiais: Logo marca da Terracap

Signos de validação: Assinatura dos membros da comissão de licitação, carimbos

Data cronológica: o dia da sua produção

Data topológica: a cidade/bairro onde foi produzido

Forma: Originais múltiplos

Formato: Revista

Suporte: Papel

Gênero: Textual, imagético e iconográfico

Idioma: Português

Principal legislação em que se baseia: Lei Federal 8.666/1993

ANÁLISE TIPOLÓGICA:

Entidade Produtora: Terracap - Agência de Desenvolvimento do Distrito Federal

Destinatários: Possíveis interessados em participar da licitação e todos os cidadãos que queiram saber a respeito da administração pública do DF.

Conteúdo do documento (função): Instruções para participação no certame, descrição dos terrenos que serão alienados tais como suas restrições de uso e informações gerais sobre atividades fim da Terracap.

Trâmite: Na fase interna da licitação, o edital é elaborado pela comissão de licitantes baseados na legislação, em estudos de viabilidade e nos planos diretores locais. O edital é então publicado e distribuído gratuitamente e órgãos públicos do GDF e nas agências do BRB.

Série Documental: Editais de Licitação - Alienação de Imóveis - Modalidade Concorrência

Séries Relacionadas: Atividades fim, Normas, Planos Diretores Locais, Propostas Vencedoras, Registro de Pagamento de cauções.