Identificação das séries documentais em arquivos públicos

De acordo com Mariano G. Ruipérez, a base de qualquer estudo de séries documentais se encontra nas investigações sobre as características das estruturas dos órgãos e nas funções das instituições produtoras. Quando o produtor é uma entidade de direito público ou de direito privado ligada ás atividades de caráter público (exatamente as entidades que a Lei 8.666 de 1993 aponta como sendo as obrigadas ,em regra, a licitar para contratar com particulares), é preciso recorrer às fontes normativas que regulam a produção e as características diplomáticas dos documentos.

As normas específicas são a base para o conhecimento das séries documentais, desde que os documentos que as formam sigam o trâmite estabelecido na lei (como o que a lei de licitações estabeleceu para as fases do processo, já mencionadas em posts anteriores). Porém, práticas administrativas, inclusive dentro dos processos licitatórios e de contratação com o poder público, não tomam os caminhos previstos em normas. E ainda, com o crescimento exponencial da quantidade de atividades da Administração Pública, muitas funções novas que ainda não foram regulamentadas, e por conseqüência, o grande aumento na quantidade de documentos naturalmente produzidos em razão de tais atividades, é cada vez mais necessário a criação de grupos de trabalho encarregados pela identificação e avaliação das possíveis séries documentais que vão surgindo. Mesmo assim ainda existem muitas séries que ainda não foram objetos de estudos tipológicos, não se determinando sua relação orgânica com outros documentos e com as funções das instituições, e sendo assim não se encaixando nos quadros de classificação existentes, que ficam cada vez mais ultrapassados.

Somente tomando como base a estrutura orgânica e as funções da entidade administrativa, pode-se avançar para normatização e denominação das novas séries documentais. Ramos Jiménez estabeleceu um método de identificação das séries documentais administrativas que consiste em analisar a entidade e os órgãos  que as compõe, e as atividades que esses desempenham e que geram os documentos e identificar as séries documentais que surgem dentro do contexto das funções de cada órgão partindo do estudo da legislação geral, das normas internas e da história da instituição, e das funções desempenhadas a fim de se elaborar o novo quadro de classificação.