Princípios de arranjo documental em arquivos públicos

Uma vez que esse blog se dedica a tratar sobre licitações e contratos administrativos, procedimentos administrativos que produzem documentação pública, é imporntante tratar aqui também de um tema muito imporntante para a arquvística nos acervos públicos: a implantação e a evolução dos princípios de arranjos em arquivos públicos na Europa e nos Estados Unidos. Escrevi resumidamente as principais informações contidadas no capítulo 14 do livro de SCHELLENBERG, T. R. Arquivos modernos: princípios e técnicas.

Na Europa até o final do século XIII os documentos públicos eram recebidos e incorporados à coleção sem levar em consideração sua organicidade e relação aos demais documentos.

Na França, em 1794, isso passa a mudar com o surgimento a administração nacional de arquivos públicos, que trouxe uma forma de arranjo esquematizado. Os arquivos públicos foram divididos em seções de acordo com o assunto que o documento tratava: Administrativo, Histórico, Jurídico, Topográfico, de Propriedade, além de uma distribuição racional dos subgrupos (sous-séries) dentro de cada um desses grupos. Com o aumento gradativo do número de documentos em cada grupo, novas seções foram criadas em meados do século XIX. O arquivo nacional da França estabeleceu em regulamentos, alguns princípios gerais para execução de novos esquemas de arquivamento. Por fim os documentos oficiais passaram a ser agrupados de acordo com a natureza das instituições públicas que os acumulam. A França implantou por meio da circular de 24 de abril de 1841, os primeiros princípios arquivísticos: o respeito aos fundos (respect des fonds, em que os documentos são arquivados primeiramente de acordo com a instituição que os produziu), do agrupamento por assunto e dos métodos de ordenamento de acordo com as circunstâncias (por ordem cronológica, alfabética ou geográfica).

Na Prússia da segunda metade do século XIX, por força de regulamento do Arquivo do Estado, os documentos oficiais passaram a ser agrupados de acordo com as unidades administrativas que os produziam, ou seja, de acordo com a proveniência das partes que constituem o ente administrativo. Os arquivos deveriam ser ordenados de acordo com o registro de serviço do órgão, em razão dos documentos terem sido devidamente arranjados nos serviços de registro dos órgãos que os criaram. Os manuais prussianos estabeleceram manutenções de registro segundo as funções administrativas.

Nos Países Baixos foi adotado a partir do início do século XX, o princípio da proveniência estabelecido pelos prussianos, se preocupando em manter a ordem dos arranjos de acordo com a ordem em que os documentos foram criados, para refletir a organização do corpo administrativo de os produziu (princípio da “ordem original”)., Para os holandeses, pelo princípio da “ordem original”, os documentos públicos deveriam ser agrupados em séries principais que formem um esqueleto da organização, e as peças soltas passam a ser subsidiárias.

A Inglaterra possuía um grande problema com o acumulo de documentos públicos que precisavam de que fosse estabelecida a organicidade. Foi então adotado o modelo de arranjo prussiano e holandês, segunda a proveniência e mantendo a ordem original do órgão produtor, a fim de facilitar a organização do grande acumulo de documentos produzidos, com o auxilio de um cabeçalho baseado nas funções de cada entidade administrativa, nos quais seriam organizadas as classes de documentos.

  

Nos Estados Unidos, o ideal seria a implantação de um guia dos órgãos oficiais que mostrasse a relação entre suas histórias e as funções que eles adotam, indicando as transferências de funções entre órgãos e as oriundas de novas legislações, ou modificadas por supressão de órgãos. Cada órgão oficial é uma unidade administrativa e seus documentos foram um grupo homogêneo. Houve uma preocupação em determinar as unidades produtoras para que se pudesse implantar o princípio da proveniência, uma vez que um grande volume dos documentos públicos americanos estava sob custódia do National Archives (Arquivo Nacional Americano), arquivados sem relação com sua organicidade. Foi criado então as record groups, que seriam as unidades administrativas que funcionaram como os fundos arquivísticos. nas conferências anuais de arquivistas da American Historical ocorridas entre 1909 e 1917, com a exposição dos princípios arquivísticos europeus feita pelo Dr. Waldo G. Leland, foi estabelecido que o melhor ponto de partida para a classificação documental seria a entidade administrativa, seguindo o princípio a proveniência, e que o responsável por estabelecer o método de classificação deveria ter um profundo conhecimento acerca da história e das funções administrativas dos órgãos nos quais os documentos são produzidos. Porém havia um problema em definir quais seriam as unidades arquivísticas, diante do grande acúmulo de documentos sob a custódia do National Archives em meados da década de 1910. Então foi criado a expressão record groups para definir essas unidades, que eram grandes centros administrativos dos quais os documentos públicos emanavam. O problema em relação a como distribuir os documentos setoriais dentro das record groups foi solucionado com a adoção do princípio de distribuir a documentação escrita por unidade seguindo as relações dessas com um certo número de grandes campos de assuntos. Quanto ao arranjo dos grupos, foi estabelecida organização tanto de acordo com a função quanto de acordo com as funções entre si, mantendo os grupos como unidades integrais. Foi estabelecido que as sub-séries fossem arranjadas em um esquema lógico que refletisse a inter relação das séries para com a organização, funções, períodos e assuntos.

Referência bibliográfica: SCHELLENBERG, T. R. Arquivos modernos: princípios e técnicas. Ed. Fundação Getúlio Vargas. Cap. 14.

Comentários: Segundo os modelos de arranjos adotados foi estabelecido que os documentos devam ser guardados em unidades arquivísticas distintas de acordo com sua origem, segundo o princípio da proveniência. Isso faz com que os arranjos reflitam a organicidade em relação as suas unidades produtoras, no contexto da criação dos documentos de da relação desses com os demais documentos da organização. Os arranjos que partem da proveniência documental também facilitam o acesso à documentação, dada a grande complexidade dos assuntos dos quais os documentos tratam. Os acervos devem ser divididos primeiramente por fundos, e subdivididos de acordo com as funções arquivísticas ou estrutura orgânica. A ordem dos documentos (inclusive os na guarda permanente) deve ser mantida de acordo com a que foram produzidas, a fim de refletir a estrutura funcional do órgão que as originou, ou seja, refletir o uso dos documentos quando estavam na fase corrente/intermediário. Os documentos modernos, que são acumulados levando mais em conta o seu valor informativo e de prova administrativa (valor primário) do que como testemunho das funções administrativas para história e pesquisas futuras (valor secundário) deve ser mantidos na ordem que melhor sirva às necessidades dos pesquisadores, a fim de manter o reflexo da organicidade original dos acervos, esses devem manter suas ordens originais.