Luciana Duranti escreveu em seu livro, DIPLOMÁTICA – USOS NUEVOS PARA UMA ANTIGUA CIENCIA (Cap. 1), sobre a necessidade de se realizar uma análise documental que vai além das características formais dos documentos individuais, sendo preciso fazer uma análise que possa ser aplicada todos os documentos de mesma natureza. A autora usa a expressão Diplomática Especial, o que para nós tem o nome de tipologia documental, que de acordo com ela é “um ramo da diplomática em que os princípios teóricos formulados e analisados pela diplomática se individualizam para serem aplicados à documentos singulares, concretos, reais e facilmente exemplificáveis...”. Importante também é observar que a administração de documentos deve sempre levar em conta a diplomática especial, pois essa irá padronizar a forma de selecionar, descrever e ordenar as séries. Esse estudo irá ter como uma das suas fontes as leis que regulamentam as atividades que geram os documentos, tal como a história jurídica e administrativa das instituições. O objetivo da diplomática especial é compreender diplomaticamente os documentos não apenas em seu contexto individual, mas em um contexto mais amplo dentro da doutrina legal e da sociedade que vive em função das atividades que geram esses documentos.
No contexto das licitações e contratos administrativos a diplomática especial se aplica de forma a analisar a natureza legal dos documentos de mesmo tipo (espécie e função) , produzidos de acordo com o mesmo regulamento, que estabelece seus processos de criação, estrutura diplomática, prazo de validade dentro do processo administrativo e concebidos para o mesmo tipo de objetivo jurídico. No caso dos contratos administrativos, essas são espécies documentais criadas para o mesmo tipo de objeto jurídico estabelecido na lei de licitações (realização de obra, concessão, alienação, compra de bens, prestação de serviços de interesse público por particular). Os contratos por sua vezes terão uma estruturas formais similares entre si, definidas em leis e normas administrativas, de forma a garantir sua autenticidade jurídica.
O arquivo é um todo constituído de partes inter-relacionadas. Além disso, existem muitas multiplicidades e variedade de informações nos documentos que provem de outras fontes. Para entender um documento, é necessário obter informações de várias fontes diferentes que foram produzidas no mesmo contexto desse documento. Sendo assim, é importante ter conhecimento da estrutura burocrática administrativa e das normas jurídicas que determinam os processos documentais, os valores dos documentos e suas vigências, para que se possa fazer a relação entre as séries, e quem sabe, até mesmo trabalhar na simplificação das relações burocráticas relacionadas á documentação.
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