Autenticidade diplomática, histórica e legal dos documentos públicos

Ainda de acordo com a autora Luciana Duranti (DIPLOMÁTICA – USOS NUEVOS PARA UMA ANTIGUA CIENCIA - Cap. 1), os documentos diplomaticamente autênticos são aqueles que foram escritos de acordo com o tempo e lugar indicados no texto e assinados pelas pessoas juridicamente competentes para a sua criação. Sendo o documento proveniente da formalização de um ato jurídico/administrativo, a competência legal do agente produtor é elemento indispensável para a validade do ato e também para a validade do documento, que uma vez constatado que ele não possui tal elemento, não adquire autenticidade, e perde também a sua eficácia legal. O conceito de autenticidade legal vai um pouco mais além, sendo essa a característica dos documentos legais de suportarem sobre si mesmos, as provas legais dos atos que os geraram, e dos fundamentos de uma autoridade pública competente que lhe garanta a genuidade arquivística (autenticidade + veracidade). Documentos historicamente autênticos, segunda a autora, são aqueles que foram recepcionados pela história como provas de fatos realizados em determinado tempo. É importante observar que um documento pode não ser diplomática e legalmente autentico (por falta de algum elemento formal), mas possuir autenticidade histórica, pois esse é um conceito que a autora atribui mais a prova do fato histórica e não aos elementos estruturais do documento.

Um documento jurídico/administrativo, uma vez constatado a falta de sua autenticidade legal, pode vir a adquirir autenticidade depois, uma vez sanada a falta dos elementos legais exigidos para o ato que gerou o documento, mais isso só pode acontecer em dois casos, sendo que ambos levam em consideração que o ato já foi ou está sendo praticado de forma que sua anulação ou interrupção viriam a comprometer o órgão público ou terceiros de boa-fé: 1) ter sido assinado por outro agente público do órgão sem competência legal para fazer-lo, salvo em caso de atos administrativos de competência exclusiva definidos em lei; 2) no caso de documentos que não observaram uma forma diplomática pré-estabelecida em norma, salvo quando essa norma for uma lei.

Por fim, partindo da presunção de legitimidade e de veracidade dos atos administrativos praticados pelos órgãos públicos, um agente público ou mesmo um cidadão não pode negar a fé pública do documento público, sob pena de sofrer sanções civis e/ou administrativas. Uma empresa particular concessionária de serviços públicos contratada pelo Poder Público não pode, por exemplo, deixar de pagar uma multa por descumprimento de cláusula contratual ou infração durante a execução do contrato de concessão, alegando que o documento de ato de infração com a cobrança, emitida pelo órgão fiscalizador, é falso ou está em desconformidade com a lei, ou mesmo por alegar que não houve a infração indicada no documento. O que se pode fazer é contestar a autenticidade legal e veracidade das informações do documento, judicial ou administrativamente (o que pode suspender temporariamente a cobrança da multa contratual).