Expedientes e registros na Administração Pública

Ruipérez destaca que a maior parte das séries produzidas no contexto das atividades da administração pública atual é formada por documentos compostos, e isso se justifica pelo fato de que a maioria dos atos administrativos ou são compostos (procedimentos administrativos) ou são atos simples que formalizam mais de um documento.

As principais manifestações de documentos compostos são:

               Expedientes – Para A. Heredia , são conjuntos de documentos ordenados que respondem ao testemunho de um procedimento administrativo e que servem de antecedentes à um resolução administrativa.  Para Heloisa Belloto, são conjuntos de documentos de tipologias diferentes seqüencialmente produzidos cuja reunião é obrigatória para que haja a consecução de um ato administrativo. O jurista O. Gallego define algumas classificações para os expedientes: a) de conhecimento, são aqueles com fins estatísticos, como investigações e pareceres de estudos; b) de informação ou consultivos, aqueles emitidos por um órgão de oficio, a fim de solicitar estudos e propostas referentes a uma matéria;  c) de resolução, são aqueles que por disposições legalmente estabelecidas, são obrigatoriamente exigidos a fim de que se possa efetivar um ato jurídico/administrativo.
 

               Registros – documentos com o fim de informar acerca de atos praticados pela administração, ou acerca de outros documentos outorgados, transferido ou recebidos por uma pessoa ou entidade com fins jurídicos, administrativos ou fiscais. Sendo assim cada registro corresponde a um ato jurídico/administrativo, ou a um mero ato de expediente que por força de regulamento interno ou mesmo de lei, deve ser registrado para fins de prova e/ou para prestação de contas. Os registros são documentos de controle amplamente utilizados na administração pública atual, que tem passado a usar cada vez mais registros digitalizados principalmente em bancos de dados gerenciais como por exemplo o SIAF (Sistema Integrado de Administração Financeira) e o SICONV (Sistema de Gestão de Convênios):

Com o SIAFI - Sistema Integrado de Administração Financeira, o Governo Federal tem uma Conta Única para gerir, de onde todas as saídas de dinheiro ocorrem com o registro de sua aplicação e do servidor público que a efetuou. Trata-se de uma ferramenta poderosa para executar, acompanhar e controlar com eficiência e eficácia a correta utilização dos recursos da União. Link: http://www.tesouro.fazenda.gov.br/siafi/index.asp

Já o SICONV é o sistema de registro de convênios, que são acordos, ajustes ou qualquer outro instrumento que discipline a transferência de recursos financeiros de dotações consignadas nos Orçamentos Fiscal e da Seguridade Social da União e tenha como participe, de um lado, órgão ou entidade da administração pública federal, direta ou indireta , ou ainda, entidades privadas sem fins lucrativos, visando a execução de programa de governo, envolvendo a realização de projeto, atividade, serviço, aquisição de bens ou evento de interesse recíproco, em regime de mútua cooperação. Link: https://www.convenios.gov.br