Valor Histórico dos Editais de Licitação

Instituto Central de Ciências da UnB (década de 1960) - A história dessa grande e  importante obra pública passa também  pelo Edital de sua Licitação.

O Edital de Licitação já é criado possuindo uma função que vai além do seu contexto administrativo, que é a publicidade do procedimento e transparência pública dos atos e execuções orçamentárias da Administração Pública. Uma Fundação Pública como a FUB, por exemplo, realiza suas obras de engenharia com recursos públicos federais, em sua maioria, impostos. Sendo assim, contribuintes e cidadãos têm direito de saber se o dinheiro arrecadado pelo Governo está sendo aplicado de forma correta e fundamentada no atendimento da necessidade pública.

O Edital como norma da licitação que descreve o objeto do contrato, possuindo cláusulas que determinam os critérios de participação e as fases do procedimento, é um documento que contém o testemunho histórico das normas internas da entidade do que diz respeito ao processo de contratação de empresas particulares para execução de serviços, obras, fornecimentos ou alienações bens. Esse importante documento faz parte da história dos objetos dos Contratos Administrativos (principalmente em se tratando de grandes obras públicas), tal como da própria Administração Pública e da satisfação dos interesses da população brasileira. Não há que se falar em licitação sem o Edital de Licitação, que é o documento mais importante para o atendimento do princípio da igualdade entre as empresas que pretendem realizar contratações com o Poder público, do princípio da concorrência, e do princípio da publicidade. Sendo assim, os Editais de Licitações cujos objetos sejam obras de grandes vultos, tais como todos os das modalidades de concorrência, tomada de preços e concursos, devem ser considerados documentos de valor permanente.

Contexto Administrativo do Edital de Licitação na Instituição

O Edital de Licitação é o documento com a regulamentação e as descrições dos critérios para participação e validade do procedimento. A elaboração do edital se dá na fase interna da licitação, pela Comissão de Licitação da entidade e com base nos estudos prévios que comprovam a necessidade e a viabilidade da obra. A regulamentação do procedimento descrito no Edital se baseia na legislação geral que está na lei federal 8.666 de 1993. Nela são descritas as fases da licitação, determinando primeiramente que o Edital deve ser amplamente divulgado para garantir o princípio da transparência pública e da concorrência entre os interessados (todos devem ter conhecimento da possibilidade de participar do processo). Após ler o edital, o interessado deverá apresentar a documentação que comprove a habilitação técnica, jurídica e financeira da empresa, realizar o pagamento prévio da garantia se essa for exigida no documento e apresentar sua proposta no prazo determinado antes da fase de julgamento das propostas.

O Edital de Licitação é norma administrativa interna subordinada a lei e de observância obrigatória em todas as fases do processo licitatório, até mesmo em caso de licitação deserta, em que a Administração Pública pode discricionariamente dispensar a licitação, o edital anterior ainda continua valendo e deve ser respeitado, sob pena de nulidade do processo.

Esboço do Plano de Classificação para o Edital de Licitação

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O plano de classificação que eu proponho leva em consideração primeiramente a estrutura da entidade.

O FUNDO é a entidade que possui a custódia dos documentos analisados, em razão de suas atividades administrativas (a FUB aparece como exemplo).

O GRUPO é o órgão responsável pelos processos de licitações da entidade (o CEPLAN aparece como exemplo).

O SUBGRUPO já traz a espécie de processo administrativo, a LICITAÇÃO PÚBLICA (sempre Atividade Meio da Administração Pública, pois é processo que serve para viabilizar atos finais.

O objetivo de se colocar as Licitações já como subgrupo é para que se possam encontrar rapidamente esses processos dentro do arquivo sem necessidade de se procurar documentos dentro de outras várias espécies de processos administrativos, o que seria muito demorado e inviável.

A SÉRIE é INSTRUMENTOS CONVOCATÓRIOS, pois assim são definidos juridicamente os Editais de Licitações e as Cartas Convites.

A SUBSÉRIE é a modalidade da licitação correspondente à cada documento, pois o nome da modalidade faz parte do nome do processo. Além disso, cada modalidade corresponde à um tipo de objeto de licitação.

As ESPÉCIES documentais são os EDITAIS, e as CARTAS CONVITES (apenas no caso da modalidade Convite).

Por fim, a temos as descrições das funções dos documentos que compõem as séries, tanto nas atividades de alcance interno quanto nas atividades de alcance externo, seguindo o modelo proposto pelo Professor André Lopez.

Análise Diplomática e Tipológica nos Moldes de Mariano Garcia Ruipérez: Contextualização dos documentos nas atividades dos órgãos e nos procedimentos adiminstrativos

Mariano Garcia se preocupa em analisar séries documentais contextualizando-as dentro de suas funções administrativas e processos do órgão produtor ou acumulador. Não se preocupa, essa análise, apenas com o documento em si, mas com este sendo parte de um processo que tem como objetivo a produção de um ato final e principal.

Link do documento analisado :http://www.unb.br/servicos/editais/downloads/a_edital_concorrencia_217_2011.pdf 

Denominação do documento – Edital de Licitação

Análise Diplomática

FUNDO – Órgão público contratante (Entidade que possui a custódia da série documental)

DEFINIÇÃO DA SÉRIE (com descrição)- Instrumentos convocatórios (Denominação genérica dos documentos que irão compor a série documental)

00- EXPEDIENTE – Licitação pública (O tipo de processo do qual a série pertence).

1- ESPÉCIE DOCUMENTAL – Edital (Define a forma estrutural do documento de acordo com o fim definido em norma interna ou até mesmo na lei, no caso de documentos públicos que devem obedecer uma forma estabelecida na legislação específica).

2- TIPO DOCUMENTAL- Edital de Licitação Pública (Nome da espécie com referência a sua função administrativa e/ou jurídica).

3- CARACTERÍSTICAS TEMPORAIS E ESPACIAIS DA ORIGEM - data topológica e cronológica, são respectivamente o local (cidade, estado, país) e a data da produção.

4- LEGISLAÇÃO – Lei nº 8.666/93, Lei nº 8.078/90, Lei nº 10.406/2002, Decreto 6204/2007, Resolução 307 do Conselho Nacional do Meio-Ambiente, Instrução Normativa nº 01/2010 do Ministério do Planejamento e Disposições do próprio Edital de Licitação (leis e normas que definem a utilização e estrutura textual e física do documento).

5- SINAIS DE VALIZAÇÃO- (Sinais que conferem ao documento uma garantia de autenticidade, como assinaturas, carimbos ou até mesmo timbres).

 

Análise Tipológica

6-FATO ADMINISTRATIVO – Fato que acarretou situação que tornou necessário a execução do Ato Administrativo.

7-ATO ADMINISTRATIVO – Convocação de empresas para o certame, e publicidade (atos administrativos ou jurídicos, ou atividades do qual emerge os documentos da série).

8- ÓRGÃO PRODUTOR –A Comissão Especial de Licitações da Entidade (Órgão que produz o documento).

9-FUNÇÃO PARA O ÓRGÃO PRODUTOR – Convocar licitantes e normatizar o processo (Função administrativa do documento de forma individual ou dentro de um expediente).

10- DESTINATÁRIOS- Licitantes interessados em contratar com o Poder Público e qualquer pessoa interessada em saber sobre os procedimentos público de licitação.

10-FUNÇÕES PARA OS DESTINATÁRIOS- Dar publicidade aos procedimentos da Administração Pública direta ou indireta e de entidades paraestatais (Para quem se destina o documento para fins de uso administrativo).

11- TRÂMITE- O Edital é elaborado pela Comissão Especial de Licitação após prévio estudo de viabilidade da execução do contrato por parte de empresa particular. O ediatl é publicado em meio digital no sítio do órgão contratante e em meio físico sob forma de cópias em locais indicados no diário oficial. (Caminho percorrido pelo documento dentro do processo, de forma contextualizada).

12- MEIOS DE PUBLICAÇÃO – Digital e físico (Meio como as informações documentais são publicadas para acesso amplo).

13- ACESSO Á INFORMAÇÃO-. O acesso é público e sem restrições (Quem pode ter acesso á informação contida em outros meios que fazem referencia ao documento original, inclusive à suas cópias).

14-ACESSO AO DOCUMENTO- Ao original, membros da Comissão de Licitação e servidores previamente autorizados (Quem pode ter acesso ao documento original físico, e quais os requisitos para ter esse acesso).

15- LOCAL DE GUARDA DO ORIGINAL- Normalmente na sede da Comissão de Licitações do órgão público contratante (Local onde a série documental, em sua fase corrente, é armazenada).

16-VIGÊNCIA ADMINISTRATIVA /JURÍDICA- Prazos prescricionais ou decadenciais do documento para fins de uso em processos administrativos ou judiciais. Orienta o prazo de guarda na fase corrente.

17- CLASSIFICAÇÃO – Código da série dentro do arranjo documental estabelecido.

18- DESTINAÇÃO E PRAZOS/ELIMINAÇÃO – Destino do documento ao final dos prazos em cada fase de sua idade documental.

               -Fase Corrente

               -Fase Intermediária

               -Fase Permanente

19-VALOR SEGUNDÁRIO – Informativo, para pesquisa histórica sobre o órgão, sobre as obras, serviços e contratações públicas e sobre a história da Administração Pública. (Valor histórico que o documento possui, no contexto de um acontecimento importante, se for o caso).

20- SÉRIES RELACIONADAS- (sãos as séries de compõem o mesmo expediente do documento analisado ou que têm relação de interdependência com este).

               20.1-SÉRIES ANTECEDENTES – Relatórios de estudos de viabilidade de contratação, Planilha com a previsão orçamentária para execução do contrato (de acordo com o orçamento estatal).

               20.2-SÉRIES SUBSEQUENTES  - Documentos de Habilitação dos licitantes, Propostas, Relatórios do Julgamento das Propostas (com fundamentos das decisões), Proposta Vencedora (servirá para determinar o valor da remuneração paga pelo órgão contratante à empresa particular que executará o contrato), Documento de Abjudicação, Homologação, e Contrato Administrativo.

21- RESUMO/OBSERVAÇÕES Pode conter informações gerais sobre a licitação, como as fases do processo, o número máximo e mínimo de participantes, se houver tal limite, a modalidade da licitação, o regime de execução do contrato e o tipo de licitação (critério de julgamento das propostas), e outras informações adicionais.

Legislação e Normas Gerais Aplicadas às Licitações

               A licitação, processo do qual faz parte o tipo documental analisado nesse trabalho, deve obediência às leis e normas relacionadas no instrumento convocatório. As leis e normas gerais são as seguintes:

               Lei nº 8.666/93 e suas alterações posteriores: institui normas para o processo de licitação e contratos administrativos e dá outras providências. É a principal fonte normativa do processo, sendo que estabelecer as normas próprias do Direito Público próprias da licitação e desse tipo de contratação, em que o contratante que é a Administração Pública, possui prerrogativas em relação ao contratado, estabelecendo uma relação de verticalidade em que no caso, a Fundação Universidade de Brasília se encontra em posição superior em relação aos licitantes e contratados, podendo, por exemplo, fiscalizar, aplicar penalidades e fazer alterações posteriores no contrato desde que essa possibilidade esteja previstas na lei e no instrumento convocatório, salvo cláusulas financeiras e algumas de serviço.

               A legislação proveniente do Direito Civil se aplica subsidiariamente ao processo licitatório do qual faz parte o documento. Elas estabelecem normas referentes a relações de consumo, responsabilidade civil pelos produtos ou serviços prestados ao consumidor ou postos em circulação no mercado, registro das empresas para aquisição de personalidade jurídica e capacitação técnica para atuar em determinadas áreas e características e requisitos necessários para .

               Lei nº 8.078/90:  Código de defesa do Consumidor

               Lei nº 10.406/2002 (Código Civil) no que for pertinente e à Lei Complementar nº 123/2006 (Estatuto Nacional de Microempresas e Empresas de Pequeno Porte).

               Decreto 6204/2007: Regulamenta o tratamento favorecido, diferenciado e simplificado para empresas de pequeno porte nas contratações com a Administração Pública, de acordo com a Lei Complementar nº 123/2006.

               Resolução 307 do Conselho Nacional do Meio-Ambiente - CONAMA, de 05/07/2002:  Estabelece diretrizes e procedimentos para gestão de resíduos provenientes da construção civil.

               Instrução Normativa nº 01/2010 do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão: Dispõe sobre os critérios de sustentabilidade ambiental na aquisição de bens, contratação de serviços ou obras pela Administração Pública Federal direta, autárquica e fundacional e dá outras providências.

               Disposições do próprio Edital de Licitação: O instrumento convocatório deve observas todas as Leis e atos normativos descritos acima, sendo ele a norma mais específica a ser observada no processo.

Registros das Licitações e Transparência Pública das Informações

               Registros (Controle Administrativo e Transparência Pública) – documentos com o fim de informar acerca de atos praticados pela administração, ou acerca de outros documentos outorgados, transferido ou recebidos por uma pessoa ou entidade com fins jurídicos, administrativos ou fiscais. Sendo assim cada registro corresponde a um ato jurídico/administrativo, ou a um processo que por força de regulamento interno ou mesmo de lei, deve ser registrado para fins de prova, transparência pública e/ou para prestação de contas. Os registros são documentos de controle amplamente utilizados na administração pública atual, que tem passado a usar cada vez mais registros digitalizados principalmente em bancos de dados gerenciais.

No caso da licitação, os dados produzidos pela administração pública nesse processo ficam registrados no SIASG  - Sistema Integrado de (Administração e Serviços e Gerais do Governo Federal), o SIAF (Sistema Integrado de Administração Financeira) e o SICONV (Sistema de Gestão de Convênios). As informações registradas nesses bancos de dados gerenciais são utilizadas nas “Páginas de Transparência Pública” dos órgãos da Administração Pública Federal do Poder Executivo, afim de dar publicidade ao processo. O link que contém essas “Páginas de Transparência Pública” é http://www3.transparencia.gov.br/TransparenciaPublica/seleciona.jsf .

Expedientes das Licitações

               Expedientes (Processos Administrativos) – Para A. Heredia , são conjuntos de documentos ordenados que respondem ao testemunho de um procedimento administrativo e que servem de antecedentes à um resolução administrativa.  Para Heloisa Belloto, são conjuntos de documentos de tipologias diferentes seqüencialmente produzidos cuja reunião é obrigatória para que haja a consecução de um ato administrativo. O jurista O. Gallego define algumas classificações para os expedientes: a) de conhecimento, são aqueles com fins estatísticos, como investigações e pareceres de estudos; b) de informação ou consultivos, aqueles emitidos por um órgão de oficio, a fim de solicitar estudos e propostas referentes a uma matéria;  c) de resolução, são aqueles que por disposições legalmente estabelecidas, são obrigatoriamente exigidos a fim de que se possa efetivar um ato jurídico/administrativo.

               Nesse sentido, podemos classificar a licitação e a contratação pública como expedientes de resolução, pois são estabelecidos pela Constituição Federal de 1988 em seu artigo 37 inciso XXI (“ressalvados os casos especificados na legislação, as obras, serviços, compras e alienações serão contratados mediante processo de licitação pública que assegure igualdade de condições a todos os concorrentes, com cláusulas que estabeleçam obrigações de pagamento, mantidas as condições efetivas da proposta, nos termos da lei, o qual somente permitirá as exigências de qualificação técnica e econômica, indispensáveis à garantia do cumprimento das obrigações"...) e por lei (lei 8.666 de 1993 que estabelece normais gerais de licitação e contratação na Administração Pública). Também são expedientes obrigatoriamente exigidos , sem os quais o ato final que é a execução do Contrato Administrativo, não adquire validade e eficácia jurídica.