Esboço do Plano de Classificação para o Edital de Licitação

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O plano de classificação que eu proponho leva em consideração primeiramente a estrutura da entidade.

O FUNDO é a entidade que possui a custódia dos documentos analisados, em razão de suas atividades administrativas (a FUB aparece como exemplo).

O GRUPO é o órgão responsável pelos processos de licitações da entidade (o CEPLAN aparece como exemplo).

O SUBGRUPO já traz a espécie de processo administrativo, a LICITAÇÃO PÚBLICA (sempre Atividade Meio da Administração Pública, pois é processo que serve para viabilizar atos finais.

O objetivo de se colocar as Licitações já como subgrupo é para que se possam encontrar rapidamente esses processos dentro do arquivo sem necessidade de se procurar documentos dentro de outras várias espécies de processos administrativos, o que seria muito demorado e inviável.

A SÉRIE é INSTRUMENTOS CONVOCATÓRIOS, pois assim são definidos juridicamente os Editais de Licitações e as Cartas Convites.

A SUBSÉRIE é a modalidade da licitação correspondente à cada documento, pois o nome da modalidade faz parte do nome do processo. Além disso, cada modalidade corresponde à um tipo de objeto de licitação.

As ESPÉCIES documentais são os EDITAIS, e as CARTAS CONVITES (apenas no caso da modalidade Convite).

Por fim, a temos as descrições das funções dos documentos que compõem as séries, tanto nas atividades de alcance interno quanto nas atividades de alcance externo, seguindo o modelo proposto pelo Professor André Lopez.