Análise Diplomática e Tipológica nos Moldes de Mariano Garcia Ruipérez: Contextualização dos documentos nas atividades dos órgãos e nos procedimentos adiminstrativos

Mariano Garcia se preocupa em analisar séries documentais contextualizando-as dentro de suas funções administrativas e processos do órgão produtor ou acumulador. Não se preocupa, essa análise, apenas com o documento em si, mas com este sendo parte de um processo que tem como objetivo a produção de um ato final e principal.

Link do documento analisado :http://www.unb.br/servicos/editais/downloads/a_edital_concorrencia_217_2011.pdf 

Denominação do documento – Edital de Licitação

Análise Diplomática

FUNDO – Órgão público contratante (Entidade que possui a custódia da série documental)

DEFINIÇÃO DA SÉRIE (com descrição)- Instrumentos convocatórios (Denominação genérica dos documentos que irão compor a série documental)

00- EXPEDIENTE – Licitação pública (O tipo de processo do qual a série pertence).

1- ESPÉCIE DOCUMENTAL – Edital (Define a forma estrutural do documento de acordo com o fim definido em norma interna ou até mesmo na lei, no caso de documentos públicos que devem obedecer uma forma estabelecida na legislação específica).

2- TIPO DOCUMENTAL- Edital de Licitação Pública (Nome da espécie com referência a sua função administrativa e/ou jurídica).

3- CARACTERÍSTICAS TEMPORAIS E ESPACIAIS DA ORIGEM - data topológica e cronológica, são respectivamente o local (cidade, estado, país) e a data da produção.

4- LEGISLAÇÃO – Lei nº 8.666/93, Lei nº 8.078/90, Lei nº 10.406/2002, Decreto 6204/2007, Resolução 307 do Conselho Nacional do Meio-Ambiente, Instrução Normativa nº 01/2010 do Ministério do Planejamento e Disposições do próprio Edital de Licitação (leis e normas que definem a utilização e estrutura textual e física do documento).

5- SINAIS DE VALIZAÇÃO- (Sinais que conferem ao documento uma garantia de autenticidade, como assinaturas, carimbos ou até mesmo timbres).

 

Análise Tipológica

6-FATO ADMINISTRATIVO – Fato que acarretou situação que tornou necessário a execução do Ato Administrativo.

7-ATO ADMINISTRATIVO – Convocação de empresas para o certame, e publicidade (atos administrativos ou jurídicos, ou atividades do qual emerge os documentos da série).

8- ÓRGÃO PRODUTOR –A Comissão Especial de Licitações da Entidade (Órgão que produz o documento).

9-FUNÇÃO PARA O ÓRGÃO PRODUTOR – Convocar licitantes e normatizar o processo (Função administrativa do documento de forma individual ou dentro de um expediente).

10- DESTINATÁRIOS- Licitantes interessados em contratar com o Poder Público e qualquer pessoa interessada em saber sobre os procedimentos público de licitação.

10-FUNÇÕES PARA OS DESTINATÁRIOS- Dar publicidade aos procedimentos da Administração Pública direta ou indireta e de entidades paraestatais (Para quem se destina o documento para fins de uso administrativo).

11- TRÂMITE- O Edital é elaborado pela Comissão Especial de Licitação após prévio estudo de viabilidade da execução do contrato por parte de empresa particular. O ediatl é publicado em meio digital no sítio do órgão contratante e em meio físico sob forma de cópias em locais indicados no diário oficial. (Caminho percorrido pelo documento dentro do processo, de forma contextualizada).

12- MEIOS DE PUBLICAÇÃO – Digital e físico (Meio como as informações documentais são publicadas para acesso amplo).

13- ACESSO Á INFORMAÇÃO-. O acesso é público e sem restrições (Quem pode ter acesso á informação contida em outros meios que fazem referencia ao documento original, inclusive à suas cópias).

14-ACESSO AO DOCUMENTO- Ao original, membros da Comissão de Licitação e servidores previamente autorizados (Quem pode ter acesso ao documento original físico, e quais os requisitos para ter esse acesso).

15- LOCAL DE GUARDA DO ORIGINAL- Normalmente na sede da Comissão de Licitações do órgão público contratante (Local onde a série documental, em sua fase corrente, é armazenada).

16-VIGÊNCIA ADMINISTRATIVA /JURÍDICA- Prazos prescricionais ou decadenciais do documento para fins de uso em processos administrativos ou judiciais. Orienta o prazo de guarda na fase corrente.

17- CLASSIFICAÇÃO – Código da série dentro do arranjo documental estabelecido.

18- DESTINAÇÃO E PRAZOS/ELIMINAÇÃO – Destino do documento ao final dos prazos em cada fase de sua idade documental.

               -Fase Corrente

               -Fase Intermediária

               -Fase Permanente

19-VALOR SEGUNDÁRIO – Informativo, para pesquisa histórica sobre o órgão, sobre as obras, serviços e contratações públicas e sobre a história da Administração Pública. (Valor histórico que o documento possui, no contexto de um acontecimento importante, se for o caso).

20- SÉRIES RELACIONADAS- (sãos as séries de compõem o mesmo expediente do documento analisado ou que têm relação de interdependência com este).

               20.1-SÉRIES ANTECEDENTES – Relatórios de estudos de viabilidade de contratação, Planilha com a previsão orçamentária para execução do contrato (de acordo com o orçamento estatal).

               20.2-SÉRIES SUBSEQUENTES  - Documentos de Habilitação dos licitantes, Propostas, Relatórios do Julgamento das Propostas (com fundamentos das decisões), Proposta Vencedora (servirá para determinar o valor da remuneração paga pelo órgão contratante à empresa particular que executará o contrato), Documento de Abjudicação, Homologação, e Contrato Administrativo.

21- RESUMO/OBSERVAÇÕES Pode conter informações gerais sobre a licitação, como as fases do processo, o número máximo e mínimo de participantes, se houver tal limite, a modalidade da licitação, o regime de execução do contrato e o tipo de licitação (critério de julgamento das propostas), e outras informações adicionais.