Conforme atividade proposta pelo professor André, montei um formulário de análise documental que está bem adequado ao tipo documental que escolhi para chamar de meu, observando os criterios usados no texto de Maniano G. Ruipérez e as atividades e o contexto administrativo da entidade no qual esse documento está relacionado, ou seja, o fundo arquivístico que é a Fundação Universidade de Brasília - FUB.
Análise Diplomática
FUNDO - Entidade que possui a custódia da série que será analisada.
0- DEFINIÇÃO DA SÉRIE (com descrição)- Denominação genérica dos documentos que irão compor a série documental.
00- EXPEDIENTE – O tipo de processo do qual a série pertence.
1- ESPÉCIE DOCUMENTAL – Define a forma estrutural do documento de acordo com o fim definido em norma interna ou até mesmo na lei, no caso de documentos públicos que devem obedecer uma forma estabelecida na legislação específica.
2- TIPO DOCUMENTAL- Nome da espécie com referência a sua função administrativa e/ou jurídica.
3- CACTERÍSTICAS FÍSICAS – São as características internas relacionadas a estrutura física do documento.
- gênero – meio em que a informação é fixada no suporte (código).
- intermediação técnica para leitura – meio como a informação é lida, caso precise de algum aparelho para sua codificação ou visualização.
-suporte- material de que o suporte do documento é feito.
-formato – estrutura física assumida pelo documento
- forma – originalidade do documento
4- CARACTERÍSTICAS TEMPORAIS E ESPACIAIS DA ORIGEM -data topológica e cronológica, são respectivamente o local (cidade, estado, país) e a data da produção.
5- LEGISLAÇÃO –leis e normas que definem a utilização e estrutura textual e física do documento.
6- SINAIS DE VALIZAÇÃO- Sinais que conferem ao documento uma garantia de autenticidade, como assinaturas, carimbos ou até mesmo timbres.
Análise tipologica
7-FATO ADMINISTRATIVO – Fato que acarretou situação que tornou necessário a execução do Ato Administrativo.
8-ATO ADMINISTRATIVO – Tipo de ato administrativo ou jurídico, ou mesmo de atividade do qual emerge os documentos da série.
9- ENTIDADE PRODUTORA – Entidade que produz o documento.
FUNÇÃO PARA A ENTIDADE PRODUTORA – Função administrativa do documento de forma individual ou dentro de um expediente.
10- LISTA DE DESTINATÁRIOS- Para quem se destina o documento para fins de uso administrativo.
FUNÇÕES PARA OS DESTINATÁRIOS-
11- TRÂMITE- Caminho percorrido pelo documento dentro do processo, de forma contextualizada.
12- MEIOS DE PUBLICAÇÃO – Meio como as informações documentais são publicadas para acesso amplo.
13- ACESSO Á INFORMAÇÃO- Quem pode ter acesso á informação contida em outros meios que fazem referencia ao documento original, inclusive à suas cópias.
14-ACESSO AO DOCUMENTO- Quem pode ter acesso ao documento original físico, e quais os requisitos para ter esse acesso.
15- LOCAL DE GUARDA DO ORIGINAL- Local onde a série documental, em sua fase corrente, é armazenado.
16-VIGÊNCIA ADMINISTRATIVA /JURÍDICA- Prazos prescricional ou decadencial do documento para fins de uso em processos administrativos ou judiciais. Orienta o prazo de guarda na fase corrente.
17- CLASSIFICAÇÃO – Código da série dentro do arranjo documental estabelecido.
18- DESTINAÇÃO E PRAZOS/ELIMINAÇÃO – Destino do documento ao final dos prazos em cada fase de sua idade documental.
-Fase Corrente
-Fase Intermediária
-Fase Permanente
19-VALOR SEGUNDÁRIO – Valor histórico que o documento possui, no contexto de um acontecimento importante, se for o caso.
20- SÉRIES RELACIONADAS- sãos as séries de compõem o mesmo expediente do documento analisado ou que têm relação de interdependência com este.
21- RESUMO/OBSERVAÇÕES
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