Diplomática dos documentos jurídicos/administrativos

De acordo com o texto de Heloisa Belloto, a Diplomática estuda a estrutura formal dos atos escritos de origem governamental e/ou notarial. Esse é o objeto desse estudo, o documento diplomático, que é o registro legitimado do ato administrativo ou jurídico, conseqüência, por sua vez, do fato administrativo ou jurídico. Se é “ato jurídico todo aquele que tenha por fim imediato adquirir, resguardar, transferir, modificar ou extinguir direitos”, o ato administrativo é o ato jurídico, porém, eivado pela finalidade pública. No caso da licitação, os atos administrativos produzidos ao longo de processo podem ter como objetivo criar uma relação jurídica ao seu término, o contrato, que irá estabelecer obrigações recíprocas entre duas partes: o Estado administrador, e o particular que ira realizar um determinado serviço de caráter público.

Há documentos que emanam desses atos jurídicos e administrativos realizados ao longo do processo por agentes com competência para tanto, definida em lei ou mesmo em norma infra-legal. As características diplomáticas de documentos resultantes desses atos lhes dão fé pública, partido da presunção de veracidade e de legitimidade dos atos administrativos, o que em especial se aplica às licitações e contratos administrativos.

A presunção de veracidade do ato de caráter público é uma prerrogativa do Estado de que o ato está em conformidade com os fatos que justificam sua realização, ou seja, os motivos de fato e de direito que motivam a realização do ato são verdadeiros.

Já de acordo com a presunção de legitimidade, todo ato administrativo possui a prerrogativa de que estão em conformidade com todos os requisitos de vaidade do ato pré-estabelecidos em normas. A verecidade e legitimidade do ato ou mesmo do próprio documento administrativo e jurídico somente pode ser contestados por meio uma ação judicial ou por reclamação administrativa dirigida ao próprio orgão que proveriu o ato ou à outra que esse esteja subordinado.

Quanto aos elementos necessários à validação do ato administrativo, eles são:

1- Agente com competência para emitir o ato e assinar o documento;

2- Finalidade pública do ato, que será realizado para atender interesses da população;

3- Forma representativa do ato, sendo em regra escrito (isso faz com que a maioria dos atos administrativos produzam documentos de gênero textual);

4- Motivo de fato e de direito que justifica a realização do ato;

5- Objeto, que é aquilo que se quer alcançar com a realização do ato (resultado).

A competência do agente que realiza o ato, tal como a sua finalidade pública e sua forma representativa são elementos que a lei estabelece em todos os seus aspectos, devendo seguir um padrão estrutura nesses requisitos de validade para atos de mesma natureza. O motivo e o objeto do ato são requisitos que podem estar submetidos à avaliação do agente público, no que diz respeito à conveniência (fato) e oportunidade (momento) adequado.

Ao avaliar a necessidade se construir uma rodovia federal, por exemplo, o administrador público irá se basear em estudos que avaliarão a necessidade e viabilidade da obra. Uma que se opte por realizar a obra, o agente competente irà realizar a licitação que é um processo administrativo, ou seja, uma sucessão de atos administrativos que deverão observar todos os requisitos de validade já citados em todas as suas fases.

Por fim, é importante ressaltar que a diplomática estuda de forma mais aprofundada o requisito forma representativa jurídica dos atos administrativos, ou seja, os documentos escritos que representam o ato juridicamente, e que para possuírem tal característica, devem obedecer à uma estrutura pré estabelecida. O documento deve conter a mesma construção semântica de discurso e estrutura para a mesma destinação jurídica.