O modelo de análise tipológica de documentos, adotado no texto - Tipologia de Series Documentales, leva em conta os seguintes elementos:
TIPO DOCUMENTAL: Definição do documento, denominação, código no quadro de classificação e caracteres externos. Ex: Edital de licitação, Carta Convite, Lei Complementar Federal, Certificado de Habilitação.
OFICINA (ENTIDADE) PRODUTORA: É a unidade administrativa que produz o documento, é a principal responsável pela gestão do tipo documental e seu trâmite. Ex: Secretaria de Obras do Distrito Federal, Companhia Urbanizadora da Nova Capital de Brasília (Novacap).
DESTINATÁRIO: Pessoa física ou jurídica, de direito público ou privado, a quem vai se dirigir o documento. Ex: No caso de um edital, esse se destina a todos os interessados em concorrer no certame. No caso de documentos de habilitação apresentados pelos licitantes, esses se destinam à entidade que promove a licitação.
LEGISLAÇÃO: Norma que regulamenta o documento (principalmente no que diz respeito a um documento diplomático, como um Contrato Administrativo). Ex: Normas gerais de licitação e contratos administrativos se encontram na lei 8.666/93. O edital da licitação também é uma norma, considerando o princípio da vinculação ao instrumento convocatório.
TRÂMITE: Descrição do processo gerador do tipo documental. Ex: É na fase interna da licitação que é elaborado o edital, que passa por alguns processos, como estudos de viabilidade, determinação do objeto, análise de qual modalidade e tipo de licitação será adotada, elaboração das cláusulas do edital e do contrato, etc.
DOCUMENTOS BÁSICOS QUE COMPÕEM O EXPEDIENTE: No caso de unidades arquivísticas, é a descrição de quais são os documentos que os constituem.
ORDENAÇÃO DA SÉRIE: É o critério de ordem de disposição dos documentos no arquivo físico, adotado dentro de um grupo ou sub-grupo de classificação.
VIGÊNCIA ADMINISTRATIVA: Prazo determinado em norma para que aquele documento possua o valor atribuído a ele em função do motivo primário de sua criação. Ex: Um documento de habilitação fiscal apresentado por um licitante pode (numa situação hipotética) só é válido por 90 dias.
EXPURGO: É a custódia temporal ou permanente de cada tipo documental.
Nenhum comentário:
Postar um comentário